Services · 04
AX & Prozessautomatisierung – Routineaufgaben automatisieren, KI-Workflows im Unternehmen einführen
Das Vertraute bleibt, die Produktivität steigt. Menschen entscheiden, Maschinen wiederholen.
Die AX- und Prozessautomatisierung von EnterNext automatisiert Routinearbeit wie Excel-Zusammenführung, Abrechnung, Reporting und Support-Antworten und verbindet generative KI-Workflows – Dokumentenklassifikation, Zusammenfassung, Entwürfe – mit ERP, CRM und internen Datenbanken, damit sie im realen Arbeitsablauf leben. Den Anfang machen Interviews mit den Fachbereichen, die jede Aufgabe auflisten, die über 5 Stunden pro Woche kostet; ein einzelner automatisierter Prozess zeigt sein erstes Ergebnis in der Regel innerhalb von 2–4 Wochen.
Auf einen Blick
- 01
Start mit den Routineaufgaben – Abrechnung, Reporting, Support –, die über 5 Stunden pro Woche kosten
- 02
Generative KI-Workflows, verbunden mit ERP, CRM und internen Datenbanken, im realen Arbeitsablauf
- 03
Diagnose → Aufbau → Validierung im Parallelbetrieb → Schulung, verantwortlich bis zur Verankerung
Leistungsumfang
AX · Prozessautomatisierung
Design der Routineautomatisierung
Regelbasierte Arbeit – Excel-Zusammenführung, Abrechnung, Berichte, Datenmigration – wird aus Menschenhand genommen, nachdem zuerst getrennt wurde, was automatisiert wird und was Menschen weiter tun sollten.
Support- & Antwortautomatisierung
Klassifikation und Antworten für wiederkehrende Anfragen sowie KI-Telefonsysteme (ARS). Nur Anfragen, die einen Menschen brauchen, erreichen einen Menschen.
Generative KI-Workflows im Unternehmen
Dokumentenklassifikation, Zusammenfassung, Entwürfe und Suche, angebunden an interne Daten. Eine Ontologie (die Begriffsdefinitionen Ihres Unternehmens) und RAG (nachvollziehbare Quellen) werden zuerst aufgesetzt, damit Antworten überprüfbar sind und nicht nur plausibel.
Systemanbindung (MCP · API)
Über Standardprotokolle mit ERP, CRM und internen Datenbanken verbunden – dort platziert, wo die Arbeit bereits läuft, nicht in einer Demo-Sandbox.
AX-Beratung & Schulung
Einführungsreihenfolge und organisatorischer Rollout werden gemeinsam entworfen, mit Mitarbeiterschulung während des Parallelbetriebs. Sensible Daten werden maskiert oder auf internen Deployments gehalten, damit nichts das Haus verlässt.
Ablauf
- 011–2 Wochen
Diagnose & Auflistung
Interviews mit den Fachbereichen listen jede Routineaufgabe auf, die über 5 Stunden pro Woche kostet, sortiert nach Automatisierungsnutzen, und ein erstes Ziel wird gewählt.
- 022–4 Wochen
Erste Automatisierungs-Demo
Eine Demo, in der die erste Zielaufgabe tatsächlich von selbst läuft. Die Menschen, die die Arbeit machen, prüfen das Ergebnis, und Sie können hier Nein sagen.
- 03Fortlaufend
Aufbau, Parallelbetrieb & Schulung
Vor der Umstellung neben der vorhandenen Methode validiert, gefolgt von Mitarbeiterschulung und Ausweitung auf die nächste Aufgabe.
Vergleich
| Kriterium | Generisches Automatisierungs-SaaS | Eigenentwicklung | EnterNext AX |
|---|---|---|---|
| Passung zu Ihrer Arbeit | Nur innerhalb der Tool-Funktionen | Gut, aber braucht Entwicklungspersonal | Arbeit zuerst über Fachbereichsinterviews definiert |
| Anbindung vorhandener Systeme | Nur unterstützte Konnektoren | Selbst gebaut | ERP, CRM und Datenbanken über MCP und API |
| Belege hinter KI-Antworten | Oft keine | Abhängig vom Design | Ontologie plus RAG für nachvollziehbare Quellen |
| Bis zum ersten Ergebnis | Sofortiges Setup; Verankerung ist eine andere Geschichte | Monate | Einzelne Aufgabe in 2–4 Wochen |
| Verankerung | Nutzung lässt meist nach | Stockt, wenn der Verantwortliche geht | Parallelbetrieb und Schulung inklusive |
In diesen Situationen passt AX-Automatisierung
- Abrechnung, Reporting oder Zusammenführung kosten jede Woche mehr als einen Tag derselben Person
- Wiederkehrende Anfragen beanspruchen den Großteil der Zeit des Support-Teams
- Die Belegschaft sollte generative KI ausprobieren, doch sie ist an keinen realen Arbeitsablauf angebunden
- Sie haben einen KI-Piloten durchgeführt, und in der GuV hat sich nichts verändert
Warum die meisten AX-Vorhaben scheitern
Die meisten AX-Initiativen scheitern nicht am fehlenden Modell. Sie scheitern, weil niemand festgelegt hat, was nach der Einführung anders sein soll. Der MIT-Bericht von 2025 stellte fest, dass 95 % der generativen KI-Piloten keine messbare Veränderung in der GuV hinterließen, und Gartner erwartet, dass 40 % der Agentic-AI-Projekte bis 2027 abgebrochen werden.
Deshalb drehen wir die Reihenfolge um: zuerst das Vokabular des Unternehmens definieren (Ontologie), jede Antwort bis zu Dokument und Zeile nachvollziehbar machen (RAG) und über Standardprotokolle an reale Systeme anbinden (MCP). KI einzubauen ist nicht das Ziel; das Ziel ist, was verschwindet und was möglich wird.
Was zuerst automatisiert wird – die Fünf-Stunden-Regel
Das erste Ziel ist nicht die auffälligste Aufgabe, sondern die mit klaren Regeln, die sich jede Woche wiederholt. Excel-Zusammenführung, Abrechnung, Wochenberichte, Datenmigration und wiederkehrende Support-Antworten sitzen in der Regel dort. Wählen Sie eine Aufgabe, die über 5 Stunden pro Woche kostet, lassen Sie sie innerhalb von 2–4 Wochen von selbst laufen – und die Menschen, die die Arbeit machen, bringen Ihnen die nächste.
Sensible Daten werden maskiert oder auf internen Deployments gehalten, damit sie das Haus nie verlassen. Workflow-Tools wie n8n, Anbindungen interner Datenbanken und das generative KI-Modell werden passend zur Art der Aufgabe gewählt.
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FAQ
Häufige Fragen
- Wie sehen Kosten und Zeitplan aus?
- Die Diagnose dauert 1–2 Wochen, die erste Automatisierungs-Demo 2–4 Wochen; bis zur Demo-Freigabe wird nichts berechnet. Danach richtet sich ein Phasen- oder Monatsvertrag nach der Zahl der automatisierten Aufgaben und der angebundenen Systeme.
- Gehen unsere Daten an eine externe KI?
- Sensible Daten werden über Maskierung, interne Deployments und getrennte Zugriffsrechte gehandhabt, damit sie das Haus nicht verlassen. In der Diagnosephase zeigen wir Ihnen ein Flussdiagramm, welche Daten genau wohin gehen, und diese Grenze wird im Vertrag festgeschrieben.
- Was, wenn die Belegschaft das neue Werkzeug nicht nutzt?
- Dafür sind Parallelbetrieb und Schulung im Umfang. Alte Methode und Automatisierung laufen eine Zeit lang nebeneinander, die Ergebnisse werden verglichen, und die Umstellung erfolgt erst, nachdem die Menschen, die die Arbeit machen, sie selbst geprüft haben. Wo möglich behalten wir die vertraute Oberfläche – Excel, Messenger – und automatisieren dahinter.
- Was, wenn die generative KI eine falsche Antwort gibt?
- Deshalb kommt die Quellennachverfolgung (RAG) zuerst: Jede Antwort zeigt, aus welchem Dokument und welcher Zeile sie stammt, und Ergebnisse, die Urteilsvermögen erfordern, durchlaufen einen menschlichen Bestätigungsschritt. Automatische Antworten, die ohne menschliche Prüfung das Unternehmen verlassen, sind von Anfang an aus dem Umfang ausgeschlossen.
- Kann Automatisierung tatsächlich ein Verlustgeschäft sein?
- Ja. Aufgaben, deren Regeln sich ständig ändern, die seltener als einmal im Monat anfallen oder überwiegend Ausnahmen sind, kosten in der Automatisierung mehr, als sie einbringen. Diese schließen wir in der Diagnosephase aus und sagen es Ihnen.
Nennen Sie uns die eine Aufgabe, die jede Woche einen Tag derselben Person kostet, und wir bauen eine Demo, in der sie von selbst läuft. Entscheiden Sie dann, nachdem Sie sie gesehen haben.
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